Setor de Logística é pioneiro na implantação do sistema BPM na Fundação

A pregoeira do setor de Logística da Fundação Hospitalar Getúlio Vargas Cleusa Maciel faz parte do primeiro grupo a trabalhar com um novo sistema na instituição. Trata-se da ferramenta Business Process Management (BPM), conhecida também como Workflow, termo em inglês que significa fluxo de trabalho. Agora, uma compra que passa pelo setor da pregoeira, por exemplo, é feita via online com vantagens variadas como a eliminação do uso de papel e execução das tarefas com mais agilidade, transparência, controle e segurança.

Cleusa conta que o seu trabalho está otimizado. Além disso, ela lembra que os solicitantes não precisam se deslocar até o setor para pedir uma compra e podem acompanhar a situação dos pedidos pela própria ferramenta. “O BPM é fácil de usar, autoexplicativo e será possível compras mais vantajosas porque podem ser realizadas agrupadas para os setores”, detalha. Antes do BPM, a UPA de Pelotas, por exemplo, quando fazia um pedido de compra, preparava um documento, imprimia e enviava para o transporte com destino o setor de Logística na sede da FHGV. Agora, o pedido fica pronto em minutos.

O coordenador da Unidade de Logística Neuri Moretto explica que o BPM iniciou pelo setor que ele comanda por ser o que mais envolve processos e papéis. “A compra é extremamente formal com uma série de requisitos para serem obedecidos e facilitados pelo novo sistema. Na medida que os contratos ficam prontos, os fornecedores são comunicados para assiná-los eletronicamente. Qualquer um pode saber com quem está a tarefa e se a mesma está em dia. Dessa forma há melhor gerenciamento do tempo de cada funcionário”, acrescenta.

BPM
O consultor Cristiano Schuch destaca que pelo BPM a instituição acompanha os processos administrativos com gestão mais facilitada por causa da rastreabilidade além das vantagens da transparência, agilidade e da maior segurança. “Os requisitos legais são exigidos de uma forma mais clara dentro do software, bem como a própria segurança das informações. É muito mais difícil perder um processo que esteja dentro de um sistema de informática do que um processo em papel”, reforça.

Ao retomar o exemplo do pedido de compra da UPA de Pelotas, Schuch também ressalta a questão tempo e custo. “As viagens são programadas, não acontecem a todo o momento, tem o tempo de deslocamento e a possibilidade de existir algo errado e com base nos mecanismos de garantia de autenticidade todos os atos já são válidos para fins legais”, complementa.

UGP
O BPM é uma ferramenta que contém softwares prontos que foram adaptados para a necessidade da FHGV. De maneira gradual, o sistema será instituído em outros setores e unidades da instituição. O próximo setor a adotar o sistema é a Unidade de Gestão de Pessoas (UGP) e os trabalhadores estão mapeando os processos. Já as equipes da área assistencial encontram-se na fase de desenvolvimento do Procedimento Operacional Padrão para que os processos sejam esquematizados. “O fato de ter que mapear o seu processo de trabalho, faz com que haja avaliação, identificação do retrabalho e adoção de novas ações. Assim, o processo melhora e o fluxo fica mais otimizado em relação ao papel”, finaliza Schuch.