Workflow: vem aí uma mudança de cultura na FHGV
O fim do papel nos processos internos da FHGV. Este é, segundo o diretor geral da Fundação, Gilberto Barichello, o principal objetivo da ferramenta denominada Workflow, que começou a ser implantada na instituição nesta quinta-feira (4).
A novidade é um sistema de processo eletrônico que promete otimizar os fluxos de trabalho, automatizando demandas de acordo com uma seleção de regras definidas em conjunto com os trabalhadores. “É uma mudança de cultura importante para a Fundação”, ressalta Barichello.
Através do Workflow, a gestão on-line eliminará o papel e diminuirá significativamente a relevância de soluções convencionais, como e-mail, planilhas, automóveis e telefone. “Estamos dando um passo importante na qualificação da gestão”, diz o diretor geral.
A implantação do Workflow ocorrerá de forma gradual, mas célere. O primeiro setor a adotar o novo processo será o de Compras e Fiscalização de Contratos, que deverá operar de forma totalmente on-line a partir de 1º de maio. Outros processos mais simples e curtos podem ficar prontos até lá.
AGILIDADE, SEGURANÇA, ECONOMIA
A implantação do Workflow na Fundação ocorrerá através de consultoria técnica especializada. Haverá quatro etapas básicas de implantação: a primeira é o mapeamento dos fluxos de atividades e prazos. Em seguida, análise crítica e otimização do fluxo, preparação do software e, por fim, acompanhamento dos primeiros períodos de uso.
Entre as vantagens do novo processo estão questões que envolvem economia (menos papel, menos tinta e energia de impressora…), agilidade (diminuição significativa no tempo de conclusão dos processos), segurança (todas as etapas ficam gravadas, sem dispersões ou extravios de documentos), manutenção da memória (rastreabilidade) e proteção do meio ambiente (exclusão do papel nos processos).
COMPROMETIMENTO DOS TRABALHADORES
No primeiro encontro para apresentação do sistema, foi explicado o passo a passo para que cada etapa seja vencida. Para o diretor Administrativo e Financeiro da FHGV, Leandro Barcellos, “o sucesso do Workflow está diretamente relacionado ao envolvimento e ao comprometimento de todos”. A sequência dos treinamentos deve acontecer de forma imediata, para que a mudança e seus benefícios ocorram o quanto antes.
Participaram da primeira apresentação do Workflow, além dos já citados, os representantes da consultoria, o diretor de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas da Fundação, Alex Borba dos Santos, coordenadores e chefes de setor da instituição.
